CRM tətbiqi proqramın serverdə açılması ilə bitmir. Əməkdaşlar hansı məlumatın harada olduğunu bilməli, köhnə və yeni sistemin sərhədini anlamalı və gündəlik işi davam etdirə bilməlidir. Miqrasiya isə sadəcə fayl yükləmə deyil: əvvəlki qeydlərin yeni məlumat modelinə düzgün çevrilməsidir. Bu iki işi ayrı planlaşdırmaq lazımdır, amma biri digərinin nəticəsinə söykənir.
Yeni sistemin funksiyaları hələ aydın deyilsə, əvvəl CRM üçün biznes prosesləri müəyyən edilməlidir. Hansı sahəyə ehtiyac olduğunu bilmədən məlumat köçürmək köhnə qarışıqlığı yeni interfeysə daşıya bilər.
Keçidin məqsədini ölçülə bilən ifadə edin
«Daha rahat işləyək» faydalı niyyətdir, lakin qəbul meyarı deyil. Bunun əvəzinə konkret nəticə yazın: hər aktiv müraciətin məsul şəxsi görünsün; köhnə sifarişə bağlı sənəd tapılsın; iki filialın məlumatı icazə qaydasına uyğun ayrılsın. Bu ifadələr pilot yoxlamanı real işlə əlaqələndirir.
İlk mərhələdə bütün tarixi məlumatı gətirmək məcburi deyil. Aktiv müştərilər və davam edən işlər yeni sistemə keçə, köhnə bağlanmış qeydlər isə razılaşdırılmış arxivdə qala bilər. Arxivə çıxış qaydası ayrıca yazılmalıdır; onun mövcudluğu istifadəyə yararlı olduğu mənasını avtomatik vermir.
Məlumat inventarı hazırlayın
Mənbələri siyahıya alın: cədvəllər, əvvəlki CRM, sənəd qovluqları və razılaşdırılmış biznes qeydləri. Hər mənbə üçün sahib, yenilənmə vaxtı və hansı obyektə aid olduğu göstərilməlidir. Eyni müştərinin müxtəlif fayllarda fərqli adla yazılması kimi halları qeyd edin.
- Hansı məlumat aktiv iş üçün vacibdir?
- Hansı mənbə mübahisəli sahə üçün əsas sayılır?
- Tarix, valyuta və telefon formatı necə saxlanılıb?
- Fayllar hansı sifariş və ya müştəri ilə əlaqəlidir?
- Hansı məxfi məlumatı köçürməyə ehtiyac yoxdur?
Sahə uyğunlaşdırılması və sınaq idxalı
Köhnə «müştəri» sütunu yeni sistemdə şirkət adı, əlaqə şəxsi və ya qarışıq mətn ola bilər. Hər sahənin mənasını müəyyənləşdirin. Sonra kiçik, təmsilçi məlumat dəsti üzərində idxal aparın: yalnız təmiz nümunələri deyil, boş, təkrar və səhv formatlı qeydləri də daxil edin.
Sınaqdan sonra qeyd sayına baxmaq kifayət deyil. Məsələn, on müştəri və onların iyirmi sifarişi köçürülübsə, hər sifarişin düzgün müştəriyə bağlandığını da yoxlamaq lazımdır. Mənbə identifikatorlarının uyğunluq cədvəli sonradan səhvi tapmağa kömək edir. Cədvəllə başlayan keçid üçün Excel-dən CRM-ə keçid ayrıca addımlar təqdim edir.
Pilot qrupu necə seçilməlidir?
Pilot yalnız proqramı ən yaxşı bilən əməkdaşlardan ibarət olmamalıdır. Gündəlik prosesi yerinə yetirən, sual verən və məlumatın mənasını bilən insanlar lazımdır. Onların tapdığı çətinliklərə baxın: bu, sistem xətasıdır, izah çatışmazlığıdır, yoxsa əvvəl razılaşdırılmayan biznes qaydası?
İzahlı nümunə: iki satış əməkdaşı bir həftəlik seçilmiş müraciət axınını pilotda sınayır. Bu nümunə müddət və nəticə vədi deyil. Məqsəd qeydiyyat, məsul təyinatı, təklif və hesabatın eyni məlumat üzərində işlədiyini yoxlamaqdır.
Son köçürmə və geri dönüş planı
- Köhnə mənbənin son yenilənmə vaxtını müəyyən edin.
- Köçürmədən əvvəl bərpa edilə bilən nüsxə saxlayın.
- Hansı tarixdən yeni qeydin yalnız CRM-də yaradılacağını elan edin.
- Son dəyişiklikləri razılaşdırılmış qayda ilə köçürün.
- Əsas ssenariləri məsul şəxslərlə qəbul edin.
- Problem olarsa hansı vəziyyətə və necə dönüləcəyini əvvəlcədən yazın.
Geri dönüş planı kağız üzərində qalmamalıdır. Nüsxədən bərpa prosesi sınaqdan keçirilməyibsə, onun lazım olan anda işləyəcəyi məlum deyil. Eyni zamanda paralel iki mənbəyə dəyişiklik yazmaq nəzarətsiz saxlanmamalıdır.
Təlim və tətbiqdən sonrakı baxış
Hər rol üçün gündəlik işə əsaslanan qısa təlim hazırlayın. Administratorun bütün menyusunu göstərmək satış əməkdaşının işini öyrətmək demək deyil. Qəbul edilmiş proses, məsul əlaqə və problem bildirmə yolu aydın olmalıdır. Bu iş layihənin təhvili və texniki dəstək mərhələsi ilə əlaqəlidir.
Nəzarət müqayisəsi: saydan əlavə nə yoxlanılır?
İdxaldan əvvəl anonim nəzarət dəsti seçin: bir neçə aktiv müştəri, onlara bağlı işlər və xüsusi hal. Bu, konkret nəticə vədi deyil, qəbul üsuludur. Mənbədə həmin qeydlərin sayını, əlaqəsini və vacib sahələrini yazın. Sonra yeni proqramda eyni məlumatı tapın.
Fərq görünəndə bütün bazanı yenidən qarışıq şəkildə idxal etmək əvəzinə səbəbi müəyyənləşdirin. Sahə düzgün çevrilməyib, eyni kart birləşib, yoxsa əlaqə identifikatoru itirilib? Hər problemin düzəlişi və təkrar yoxlaması ayrıca görünməlidir.
- Müştəri sayını və təkrarların qərarını müqayisə edin.
- Açıq işlərin doğru məsul şəxsə bağlılığını yoxlayın.
- Tarix formatını və saatın mənasını nəzərdən keçirin.
- Əlaqəli sənədin düzgün kartda açıldığını təsdiqləyin.
Qəbul edilmiş nəzarət dəsti sonrakı dəyişikliklər üçün də istinad ola bilər. Sistemdə yeni qayda əlavə olunanda əvvəl işləyən əsas əlaqələrin pozulmadığını həmin nümunələrlə yoxlamaq mümkündür.
Tez verilən suallar
Bütün məlumat bir gündə köçürülməlidirmi?
Bu, mənbə və biznes axınından asılıdır. Əsas şərt hansı məlumatın hansı sistemdə etibarlı sayıldığının aydın olmasıdır.
Kim məlumatın düzgünlüyünü qəbul etməlidir?
Texniki komanda ilə yanaşı məlumatın biznes mənasını bilən məsul şəxs də qəbulda iştirak etməlidir.
Finex portfolioda biznes platforması nümunəsidir. Öz keçidiniz üçün mənbə inventarı və pilot ssenarisi hazırlayaraq CRM və ERP layihəsinin əhatəsini dəqiqləşdirə bilərsiniz.
