Excel-dən CRM-ə keçmək çox vaxt proqram seçməkdən əvvəl məlumatın nə demək olduğunu dəqiqləşdirmək işidir. Cədvəl insan üçün rahat görünə bilər, amma proqram eyni sahədə şirkət adı, telefon və qeydi bir-birindən özü ayırmır. Rəng, birləşdirilmiş xana və qeyri-rəsmi işarə əməkdaşa məna verə bilər; həmin məna idxal qaydasına çevrilməlidir.
Əgər hələ CRM-in biznesinizə nə üçün lazım olduğunu müəyyən etməmisinizsə, əvvəl bu sualı cavablandırın. Məqsəd bütün faylları bir ekrana daşımaq deyil, gündəlik iş üçün etibarlı məlumat qurmaqdır.
Əvvəl orijinal mənbəni qoruyun
Təmizləmə aparılan faylın nüsxəsini saxlayın və hansı tarixdə götürüldüyünü qeyd edin. Komandanın eyni faylda işləməsi ilə ayrıca idxal nüsxəsinin hazırlanması fərqli proseslərdir. Əks halda bir nəfər məlumatı düzəldərkən digəri yeni qeydlər əlavə edə və müqayisə əsası itə bilər.
Mənbəyə məsul şəxsi təyin edin. «Hamı bu cədvəli bilir» yetərli cavab deyil. Mübahisəli müştəri adı, bağlanmış sifariş və ya borc qeydi barədə qərarı kimin verəcəyi aydın olmalıdır. Texniki komanda həmin biznes qərarlarını təxmin etməməlidir.
Sütunları məlumat növünə görə ayırın
Bir sütunda bir növ məlumat saxlamağa çalışın. Şirkət, əlaqə şəxsi, telefon, e-poçt və qeyd ayrı olmalıdır. Sifarişdə məbləğlə valyutanı, statusla izahı və tarixlə sərbəst qeydi ayırın. Bunun məqsədi daha çox sütun yaratmaq deyil, proqramın istifadə edəcəyi mənanı dəqiqləşdirməkdir.
- Müştəri adı və əlaqə şəxsini fərqləndirin.
- Telefon və e-poçtu ayrı sahələrdə saxlayın.
- Tarixlərin eyni qaydaya uyğun yazıldığını yoxlayın.
- Boş xana ilə sıfırın fərqini saxlayın.
- Hər sifariş üçün sabit mənbə identifikatoru yaradın.
Təkrar qeydlər necə qiymətləndirilir?
Eyni telefon həmişə eyni müştəri demək deyil: bir ailə və ya şirkət ümumi nömrədən istifadə edə bilər. Eyni adda iki şirkət də fərqli hüquqi şəxs ola bilər. Buna görə təkrarları yalnız bir sütuna əsasən avtomatik birləşdirmək risklidir.
İzahlı nümunə: «ABC», «ABC MMC» və «A.B.C.» qeydlərinin eyni müştəri olub-olmadığı biznes sahibi ilə yoxlanır. Bu, real müştəri məlumatı deyil. Birgə qərardan sonra əsas kart seçilir və köhnə sətirlərin həmin karta uyğunluğu saxlanılır. Beləliklə, sifarişlər əlaqəsini itirmir.
Müştəri və sifarişləri ayrılaşdırın
Hər sətirdə bir sifariş olan cədvəldə müştəri məlumatı dəfələrlə təkrarlanır. CRM-də isə bir müştəri kartının bir neçə sifarişi ola bilər. İdxal əvvəl müştəriləri, sonra həmin kartlara bağlanan sifarişləri yaratmalıdır. Bu ardıcıllıq konkret sistemə görə dəyişə bilər, amma əlaqələrin mənası əvvəl razılaşdırılmalıdır.
Qeyd sayı ilə əlaqə sayı eyni yoxlama deyil. İyirmi sifarişin hamısı daxil olsa da, yanlış müştəriyə bağlanması ciddi problem yaradır. Ona görə uyğunluq cədvəli və təmsilçi sınaq məlumatı vacibdir. Daha geniş keçid planı CRM tətbiqi və miqrasiya məqaləsində var.
Kiçik sınaq idxalı aparın
- Təmiz, natamam və mübahisəli sətirlərdən nümunə seçin.
- Yeni sistemdə görünəcək sahələrlə uyğunluq cədvəli qurun.
- Sınaq mühitinə idxal edin.
- Müştəri-sifariş əlaqələrini yoxlayın.
- Tarix və məbləğ üzrə əsas hesabatı müqayisə edin.
- Səhvləri mənbədə və ya çevirmə qaydasında düzəldin.
Səhv qeydləri səssizcə buraxmaq əvəzinə ayrıca hesabat hazırlamaq faydalıdır. İdxal nəticəsində hansı sətrin niyə qəbul edilmədiyi görünməlidir. Son idxalı sınaqdan fərqli, nəzarətsiz qayda ilə aparmaq əvvəlki yoxlamanın dəyərini azaldır.
Keçiddən sonra cədvəllər nə olacaq?
Əsas məlumat mənbəyi dəqiq seçilməlidir. CRM işə düşəndən sonra eyni sahə həm cədvəldə, həm proqramda sərbəst dəyişdirilirsə, tezliklə iki fərqli həqiqət yaranacaq. İxrac hesabatları istifadə oluna bilər, amma onların geri idxal qaydası ayrıca razılaşdırılmalıdır.
Nümunə: qeyri-müəyyən tarix sahəsi
Cədvəldə «07/08» yazıldığını düşünün. Bu şərti nümunədə gün və ayın sırası, il və əməliyyatın hansı tarixi nəzərdə tutulduğu məlum deyil. Proqram üçün düzgün format seçməkdən əvvəl həmin mənanı məlumatın sahibi dəqiqləşdirməlidir. Təsadüfi avtomatik çevirmə səhv tarix yarada bilər.
Hər sütun üçün qısa məlumat lüğəti hazırlamaq faydalıdır: sahə adı, məna, nümunə və boş dəyərin davranışı. Məsələn, bağlanma tarixi boşdursa bu aktiv işdir, yoxsa tarix itirilib? Cavab bilinmədən hesabatda həmin sətri avtomatik aktiv saymaq düzgün olmaz.
- Formatla yanaşı sahənin biznes mənasını yazın.
- Mübahisəli sətirləri ayrıca siyahıya çıxarın.
- Düzəlişi kimin təsdiqlədiyini saxlayın.
- Çevirmə qaydasını bütün fayla eyni tətbiq edin.
Bu hazırlıq faylı əl ilə mükəmməl etməyə çalışmaqdan fərqlidir. Məqsəd səhvləri gizlətmək deyil, onların necə həll edildiyini izlənən etməkdir.
Tez verilən suallar
Bütün köhnə qeydləri saxlamaq lazımdırmı?
İş üçün vacib tarixçə ilə artıq lazım olmayan təkrarı ayırmaq lazımdır. Qərar məlumatın biznes məqsədi və tətbiq olunan saxlanma qaydasına əsaslanmalıdır.
Fayl təmizdirsə, miqrasiya asandırmı?
Təmiz məlumat kömək edir, amma yeni modelin əlaqələri, icazələri və qəbul yoxlamaları yenə lazımdır.
Anbarex portfolioda biznes platforması nümunəsidir. Məlumatınızın müştəri, sifariş və stok hissələri qarışırsa, sistemlərin sərhədini öyrənib CRM və ERP hazırlığı üçün anonim nümunə hazırlamaqdan başlaya bilərsiniz.
İdxalın iş həcmi, məlumat uyğunluğu və geri dönüş planı məlumatların köçürülməsi xidmətində ayrıca razılaşdırılır.
