HR proqramı əməkdaş adlarının saxlandığı siyahıdan daha geniş ola bilər, amma ilk versiyada bütün insan resursları proseslərini birləşdirmək məcburi deyil. Kadr uçotu, iş vaxtı, müraciətlər və işə qəbul ayrı məlumat və məsuliyyət tələb edir. Layihənin başlanğıcında hansı prosesin həll olunacağı dəqiq yazılmalıdır.
Bir şirkətə yalnız aktual əməkdaş məlumatı və sənəd axtarışı, digərinə filiallar üzrə iş vaxtı və təsdiq axını lazımdır. Eyni «HR sistemi» adı bu fərqi göstərmir. Texniki tapşırıq hazırlığı zamanı istifadəçi rolları və məlumat mənbələri birlikdə nəzərə alınmalıdır.
Əməkdaş kartının sərhədi
Əsas kartda iş üçün lazım olan məlumatlar seçilməlidir. Əlaqə, vəzifə, şöbə və iş statusu eyni məntiqə aid deyil. Şəxsi məlumatı «bəlkə lazım olar» düşüncəsi ilə toplamaq proqramı daha faydalı etmir. Hər sahənin məqsədi və ona baxan rol məlum olmalıdır.
Məlumat tarixlə dəyişirsə, köhnə vəziyyətin necə saxlandığı yazılmalıdır. Əməkdaş şöbə dəyişdikdə əvvəlki dövr hesabatının cari şöbə ilə yenidən hesablanması yanlış nəticə verə bilər. Tarixi faktla hazırkı vəziyyətin fərqi məlumat modelinin hissəsidir.
Təşkilati struktur və məsuliyyət
Şirkət, filial, şöbə və rəhbər arasında əlaqələr müəyyənləşdirilməlidir. Bir rəhbərin başqa filialın əməkdaşlarını görüb-görməyəcəyi və müvəqqəti əvəzləmənin necə işləyəcəyi aydın olmalıdır. Rollar yalnız vəzifə adına görə avtomatik seçilməməlidir.
- Kadr mütəxəssisi hansı kartları dəyişir?
- Şöbə rəhbəri hansı məlumatı görə bilir?
- Əməkdaş öz məlumatını necə düzəltməyi istəyir?
- Kim sənədləri yükləyə və ixrac edə bilər?
- Hesabı bağlanan şəxsin girişinə nə olur?
Bu suallar rol və səlahiyyət modeli ilə birgə həll edilməlidir. Kadr məlumatının məxfiliyi ekrandakı gizli sütundan daha geniş məsələdir: fayl və ixrac da eyni qaydaya uyğun qorunmalıdır.
İş vaxtının mənasını razılaşdırın
Planlaşdırılan iş vaxtı, qeydə alınan giriş-çıxış və təsdiqlənmiş işlənmiş vaxt ayrı məlumat ola bilər. Bir turniket hadisəsi bütün iş gününü izah etmir. Mənbə qeydi dəyişmədən saxlayıb, biznesin qəbul etdiyi nəticəni ayrıca hesablamaq tələb oluna bilər.
İzahlı nümunə: əməkdaşın bir gün üçün çıxış hadisəsi yoxdur. Bu şərti halı avtomatik tam gün və ya sıfır kimi qəbul etmək əvəzinə araşdırma qaydası lazımdır. Kimin düzəliş istəyə və təsdiq edə biləcəyi sistemdə görünməlidir. Ödəniş və əmək qanunvericiliyinə aid hesab qaydaları ayrıca ixtisaslı tərəflə təsdiqlənməlidir.
Sənəd və müraciətlər
Sənəd faylı ilə onun statusunu ayırmaq faydalıdır. Fayl yüklənib, amma qəbul və ya təsdiq edilməyib ola bilər. Müraciətdə də yaradılma, baxış, qərar və bildiriş mərhələləri fərqlənir. Lazımsız təsdiq dövrləri gündəlik işi ağırlaşdıra bilər.
Faylın adı dəyişəndə və ya yeni versiya əlavə olunanda əvvəlki sənədin vəziyyəti məlum olmalıdır. İstifadəçi məlumatı ixrac etmək istəyirsə, yalnız onun roluna uyğun sahələr verilməlidir. Kiminsə ümumi fayl ünvanını bilməsi şəxsi sənədə giriş hüququ sayılmır.
Köhnə məlumatı necə köçürmək olar?
Əvvəl mənbələr və sahiblik müəyyən edilir: kadr cədvəli, sənəd qovluğu və iş vaxtı faylı. Eyni əməkdaşın fərqli yazılışları uyğunlaşdırılır. Aktiv qeydlə arxivdə qalan keçmiş qeyd ayrılır. Miqrasiya planındakı sınaq idxalı və qəbul qaydaları HR məlumatında da vacibdir.
Qəbul üçün nümunələr
- Yeni əməkdaşın razılaşdırılmış sahələrlə yaradılması.
- Şöbə dəyişməsinin əvvəlki hesabatı pozmaması.
- Yanlış iş vaxtı qeydinə düzəliş istəyi.
- Başqa filialdan sənədə girişin məhdudlaşdırılması.
- İxracda rol üzrə sahələrin saxlanması.
- Bağlanmış hesabın tətbiqə girişinin yoxlanması.
Nümunə: şöbə dəyişikliyinin tarixçəsi
Əməkdaşın ayın ortasında başqa şöbəyə keçdiyini düşünün. Bu, şərti modeldir. Cari kartın şöbəsini dəyişmək əvvəlki dövrün məlumatını avtomatik yeni şöbəyə aid etməməlidir. Hansı hesabatın cari struktura, hansının hadisə vaxtındakı struktura əsaslandığı razılaşdırılmalıdır.
Keçid sənədi, qüvvəyə minmə tarixi və tətbiqdə dəyişiklik vaxtı fərqli ola bilər. İstifadəçi bunu düzəldəndə tarixçənin necə göründüyü də nəzərə alınır. Eyni hadisənin səhvən iki dəfə işlənməsi və sonradan düzəliş edilməsi qəbul ssenarisinə daxil edilə bilər.
- Əvvəlki və yeni şöbə üzrə hesabatı müqayisə edin.
- Qüvvəyə minmə tarixi ilə yazılma vaxtını ayırın.
- İcazələrin yeni məsuliyyətə uyğun dəyişdiyini yoxlayın.
- Köhnə şəxsi sənədlərin giriş qaydasını nəzərdən keçirin.
Bu məsələlərin həlli proqramın hüquqi qərar verməsi demək deyil. Sistem səlahiyyətli tərəfin təsdiqlədiyi qaydanı ardıcıl və yoxlanılan şəkildə tətbiq etməlidir.
Tez verilən suallar
Əməkhaqqı da eyni proqramda olmalıdırmı?
Bu ayrıca əhatədir. Hesab qaydaları, inteqrasiya və məsuliyyət müəyyən edilmədən avtomatik daxil sayılmamalıdır.
Kiçik şirkət üçün sadə versiya olarmı?
Bəli, əsas kartlar və bir təsdiq axını ilə başlamaq olar. Məxfilik və məlumat bütövlüyü həmin versiyada da nəzərə alınmalıdır.
HR Proqramı portfolioda kadr uçotu və iş vaxtı məhsulunun təqdimat saytı kimi qeyd olunur. Öz prosesiniz üçün biznes sisteminin hazırlanması çərçivəsində sahə və rolları dəqiqləşdirmək mümkündür.
