Şirkətin yazışmalarını öz domenində təşkil edin
Müştəriyə təklif göndərən satış əməkdaşı, sənəd qəbul edən mühasibatlıq və saytdakı sorğulara cavab verən komanda üçün e-poçt ünvanları iş prosesinin bir hissəsidir. Korporativ e-poçt xidməti həmin ünvanların şirkət domenində qurulmasını, məktub axınının yoxlanmasını və idarəetmənin sahibinə verilməsini əhatə edir. Məqsəd yeni ünvanların gündəlik işə uyğun, izah edilən qaydalarla istifadəyə başlamasıdır.
Yeni biznes üçün ilk poçt qutularını açmaq, şəxsi ünvanlardan şirkət ünvanlarına keçmək və ya mövcud məktubların çatma problemini araşdırmaq mümkündür. Hər vəziyyət ayrıca qiymətləndirilir. İşçi poçtu, saytın avtomatik bildirişləri və kütləvi göndərişlər fərqli ehtiyaclar yaradır; onların bir hesabdan idarə olunması əvvəlcədən qəbul edilmir.
Əvvəlcə ünvanlar və istifadə qaydaları müəyyənləşdirilir
Başlanğıcda işçi sayı, ümumi şöbə ünvanları, mövcud poçt arxivi, lazım olan yaddaş və istifadə ediləcək cihazlar dəqiqləşdirilir. Bir neçə əməkdaşın eyni sorğunu görməsi tələb olunursa, ayrıca istifadəçi, ünvan ləqəbi, yönləndirmə və ortaq poçt qutusu seçimləri provayderin imkanlarına uyğun müqayisə edilir. Parolların hamı arasında paylaşılması idarəetmə üsulu kimi seçilmir.
- İstifadəçi və şöbə ünvanlarının siyahısı, ünvanların kimə məxsus olduğu.
- Poçt provayderinin seçimi üçün yaddaş, giriş, arxiv və büdcə tələbləri.
- Domen təsdiqi, MX və əlaqəli DNS qeydlərinin mövcud vəziyyəti.
- Sayt, CRM və digər sistemlərin hansı ünvanlardan məktub göndərdiyi.
- Əməkdaşın işə başlaması və işdən ayrılması zamanı hesabla bağlı görüləcək addımlar.
Provayder abunəliyi və lisenziyalar sifarişçinin adına seçilir və ayrıca razılaşdırılır. Xidmət hər hansı poçt şirkətinin rəsmi nümayəndəliyini və ya onunla hazır müqaviləni nəzərdə tutmur. Domenə sahiblik və bərpa əlaqələri şirkətin nəzarətində saxlanılır.
SPF, DKIM və DMARC nə üçün yoxlanılır?
SPF domen adından göndərməyə icazəli mənbələri göstərir. DKIM məktuba rəqəmsal imza əlavə etməyə imkan verir. DMARC isə görünən göndərən domeninin SPF və ya DKIM ilə uyğunluğuna əsaslanan siyasət və hesabat mexanizmidir. Bu yoxlamalar üçün rəsmi DMARC izahı faydalı başlanğıcdır; konkret qeydlər seçilmiş provayderə uyğun hazırlanır.
Əvvəl bütün qanuni göndərənlər siyahıya alınır: əməkdaş poçtu, sayt forması, CRM bildirişi və istifadə edilən göndəriş platforması. Bundan sonra qeydlər yoxlanır və DMARC siyasətinin mərhələli tətbiqi planlaşdırılır. Qanuni göndərənlər yoxlanmadan sərt siyasətə keçmək iş məktublarını poza bilər. Düzgün autentifikasiya məktubların hər qəbul edən sistemdə əsas qutuya düşəcəyinə zəmanət vermir.
Qurulma, sınaq və təhvil prosesi
Razılaşdırılmış ünvanlar açılır, domen təsdiqlənir və DNS dəyişiklikləri qeyd olunur. MX qeydlərini dəyişməzdən əvvəl əvvəlki provayder, mövcud arxiv və geri dönüş imkanları nəzərdən keçirilir. DNS idarəetməsi ayrıca iş tələb edirsə, domen və DNS sazlanması ilə birgə plan hazırlanır. İşlək veb saytın ünvanları poçt qurularkən təsadüfən dəyişdirilmir.
Sınaqlarda xaricə məktub göndərilməsi, daxil olan məktubun qəbulu, cavab, əlavə fayl və razılaşdırılmış cihazdan giriş yoxlanır. Saytdan məktub göndərilirsə, formanın bildirişi də ayrıca test edilir. CRM ilə əlaqə üçün API inteqrasiyası çərçivəsində ayrıca tapşırıq müəyyənləşdirilə bilər. Çıxışda hesab siyahısı, administrator girişinin sahibi və əsas istifadə qaydaları təhvil verilir.
Keçid və qiymətləndirmə üçün nə lazımdır?
Domen və DNS girişləri, mövcud poçt provayderinə səlahiyyətli giriş, ünvan siyahısı və arxiv həcmi ilkin qiymətləndirməni mümkün edir. Əvvəlki məktubların daşınması sadəcə yeni qutu açılmasından fərqlənir. Arxiv və qovluqların köçürülməsi tələb edilirsə, miqrasiya xidməti üzrə ayrıca əhatə, sınaq və qəbul qaydası yazılır.
İşin dəyərinə istifadəçi sayı, mövcud nasazlıqlar, DNS girişlərinin vəziyyəti, köhnə arxivin köçürülməsi və cihazların sazlanması təsir edir. Təqvim provayder təsdiqləri, girişlərin hazır olması və komandanın sınaq vaxtından asılıdır. Müddət texniki vəziyyət öyrənildikdən sonra razılaşdırılır; provayderin abunə haqqı quraşdırma əməyindən ayrılır.
Tez-tez verilən suallar
Sayt başqa hostinqdə qalsa, korporativ poçt qurmaq olar?
Bəli, domenin veb sayt və poçt qeydləri uyğun planlaşdırıldıqda fərqli provayderlərdən istifadə mümkündür. Əvvəl mövcud DNS xəritəsi yoxlanır, sonra yalnız tələb olunan qeydlər dəyişdirilir.
Köhnə məktublar və kontaktlar avtomatik gələcək?
Yeni hesab açılması arxivin avtomatik daşınması demək deyil. Məktublar, kontaktlar və təqvim imkanları mənbə və hədəf sistemə görə ayrıca yoxlanır; köçürüləcək məlumat razılaşdırmada göstərilir.
Spam problemini tam aradan qaldırmaq mümkündür?
Autentifikasiya, göndəriş sazlamaları və görünən xətalar araşdırılır. Qəbul edən provayderin filtrləri, göndərən reputasiyası və məktub məzmunu da qərara təsir etdiyindən tam çatdırılma vədi verilmir. Təhvildən sonrakı yoxlamaların həcmi də əvvəlcədən müəyyən edilir.
