Anbar proqramının etibarlılığı «qalıq» rəqəminin nə demək olduğundan başlayır. Faktiki anbarda olan, satış üçün sərbəst, sifarişə ayrılmış və yolda gələn miqdar eyni anlayış deyil. Bu vəziyyətlər bir rəqəmdə qarışdırıldıqda proqram texniki olaraq işləsə də, komanda qərar verməkdə çətinlik çəkir.
Anbar, CRM və ERP fərqlərini müəyyən etmək işin sərhədini aydınlaşdırır. Stok proqramı müştəri münasibətlərinin bütün funksiyalarını daşımalı deyil; əsas məsələ mal hərəkətinin sizin prosesinizə uyğun və izlənən olmasıdır.
Məhsul kartı hansı məlumatı saxlamalıdır?
Məhsulun adı, kodu, ölçü vahidi və variantları ayrı nəzərdən keçirilməlidir. Eyni məhsul müxtəlif ölçü və rəngdə satılırsa, hər variant üçün ayrıca stok izlənməsi lazım ola bilər. Qutu ilə alınan və ədəd ilə satılan malda çevirmə qaydası əvvəl yazılmalıdır.
İzahlı nümunə: bir qutuda on iki ədəd olan məhsul anbara qutu ilə daxil edilir. Bu şərti nümunədir. Satış ədəd ilə aparılırsa, sistemin hansı əsas vahidlə hesabladığı məlum olmalıdır. Əməkdaşın qeyd hissəsinə «bir qutu» yazması avtomatik olaraq düzgün çevirmə yaratmır.
Hərəkət qeydini qalıqdan ayırın
Qalıq əvvəlki əməliyyatların nəticəsidir. Mal qəbulu, satış, transfer, qaytarma və düzəliş kimi hərəkətlər həmin nəticəni dəyişir. Yalnız yekun rəqəmi əl ilə dəyişmək tarixçəni izah etməyi çətinləşdirir. Kim, hansı səbəblə və hansı sənədə əsasən dəyişiklik edib, görünməlidir.
- Qəbul: mal hansı anbara və hansı sənədlə daxil olub?
- Çıxış: miqdar hansı iş və ya sifarişə bağlanıb?
- Transfer: mal mənbədən çıxıb, təyinatda qəbul olunubmu?
- Qaytarma: əvvəlki əməliyyatla əlaqə saxlanılırmı?
- Düzəliş: fərqin səbəbi və təsdiqi varmı?
Rezerv və mövcudluq
Müştərinin sifarişinə ayrılmış məhsul fiziki olaraq hələ anbarda ola bilər. Satış üçün mövcud miqdar hesablanarkən həmin rezervin necə nəzərə alınacağı müəyyənləşdirilməlidir. Rezervin vaxtı bitəndə və ya sifariş ləğv olunanda nə baş verəcəyi də qaydanın hissəsidir.
Eyni məhsulu eyni vaxtda iki əməkdaş ayırmağa çalışdıqda məlumat bütövlüyü vacib olur. Sadəcə səhifəni yeniləmək bu problemi həll etməyə bilər. Texniki həll biznesin rezerv və təsdiq qaydasına əsaslanmalıdır. Sifariş hissəsi haqqında sifariş idarəetməsi materialında oxuya bilərsiniz.
Bir neçə anbarın idarəsi
Ümumi qalıq müsbət olsa da, məhsul lazım olan nöqtədə olmaya bilər. Filial və anbar üzrə görünüş bu fərqi göstərməlidir. Yolda olan transferin hər iki tərəfdə eyni anda sərbəst stok kimi görünməsi məlumatı şişirdər.
İstifadəçi icazəsi də anbarla bağlı ola bilər. Bir əməkdaş yalnız öz nöqtəsində qəbul etməli, rəhbər bütün anbarları görə bilməlidir. Qaydalar rol və səlahiyyətlərdə ayrıca yazılmalıdır. İxrac və hesabat da eyni məntiqə tabe olmalıdır.
İnventarizasiya proqramda necə görünməlidir?
Fiziki sayımın tarixi və sayım zamanı hansı hərəkətlərin dayandırıldığı və ya ayrıca qeyd edildiyi müəyyənləşdirilməlidir. Nəticəni əvvəlki qalıqla müqayisə etmək üçün eyni zaman kəsiyindən istifadə olunmalıdır. Əks halda sayım zamanı satılan mal yanlış fərq kimi görünə bilər.
Fərq aşkarlanması ilə qalıq düzəlişini ayırmaq faydalıdır. Sayımçı faktiki miqdarı qeyd edir, məsul şəxs isə düzəlişi qəbul edir. Hər biznesdə iki mərhələ lazım olmaya bilər, amma fərqin hansı əməliyyata çevrildiyi aydın olmalıdır.
Başlanğıc üçün qəbul ssenariləri
- Məhsulun qutu ilə qəbulu və ədədlə satışı.
- Rezerv edilən malın sifariş ləğvində sərbəstləşməsi.
- İki anbar arasında yolda olan transfer.
- Qaytarmanın düzgün məhsul variantına bağlanması.
- Fiziki sayım və təsdiqlənmiş düzəliş.
- Eyni anda yaranan iki çıxış əməliyyatı.
Nümunə: qaytarılmış, amma satışa hazır olmayan məhsul
Müştəri məhsulu geri qaytaranda onun dərhal sərbəst stoka çevriləcəyini fərz etmək olmaz. Bu şərti nümunədə qablaşdırma və ya keyfiyyət yoxlanmalıdır. Fiziki olaraq anbara qayıdan malın satış üçün mövcudluq vəziyyəti ayrı ola bilər.
Proqramda qaytarma mənbə sifarişə bağlanır və qəbuldan sonra razılaşdırılmış vəziyyətə keçir. Yoxlama nəticəsində mal satışa açılır, başqa əməliyyata ayrılır və ya ayrıca məsul qərarı gözləyir. Bu qaydalar müəssisənin öz prosesindən gəlməlidir.
- Əvvəlki çıxışla qaytarmanın əlaqəsini saxlayın.
- Faktiki qəbul və sərbəst mövcudluğu ayırın.
- Eyni qaytarma qeydinin iki dəfə işlənməsini yoxlayın.
- Hesabatda yoxlama gözləyən miqdarı görünən edin.
Yalnız ümumi qalıq rəqəmi bu vəziyyəti tam göstərməyə bilər. İş üçün lazım olan təqdimat məhsulun harada olduğunu və hansı məqsədlə istifadə edilə bildiyini birlikdə izah etməlidir.
Tez verilən suallar
Mənfi qalıq həmişə qadağan edilməlidirmi?
Bu, biznes qaydasıdır. Müəyyən proses bunu tələb edə bilər, lakin səbəb, rol və sonrakı uyğunlaşdırma yolu açıq olmalıdır.
Barkod bütün problemləri həll edirmi?
Barkod identifikasiya vasitəsidir. Yanlış kart, vahid və hərəkət qaydası varsa, skan etmək məlumatı öz-özünə düzəltmir.
Anbarex portfolioda anbar və biznes platforması kimi yer alır. Mövcud fayllar üçün məlumat hazırlığı aparıb CRM/ERP layihəsində stok qaydalarını konkretləşdirmək mümkündür.
Bu qaydaları işlək məhsul hərəkəti və qalıq uçotuna çevirmək üçün anbar proqramının hazırlanması mərhələləri ilə tanış olun.
